貸し会議室を利用する際にトラブルを避けるためには

手を重ねる社員たち

貸し会議室は他者が所有する施設を借りるということで場所によっては禁止事項も全く違う場合があります。

この禁止事項などを見落としてしまうとおもわぬトラブルになってしまう場合がありますのでキチンと見落としの無いようにしておきたいものです。

貸し会議室の利用の際に見落としやすいポイントを必ず把握しておき、レンタルの際にそれらをチェックしておくとトラブルなく使用することができます。

そのためにも何がトラブルとして上がりやすいか、というのをいくつかご紹介いたします。

施設によって利用規約はさまざで、中にはレイアウト変更は追加料金が必要などの場所もあります。これに関しては追加備品費用が必要な場合はあっても、自分たちでレイアウト変更する場合は追加備品のレンタル費用しか発生しない場合もあります。

レイアウト変更は追加料金発生か否か、それらを確認しておくことで料金トラブルは未然に防げます。

次に、おそらくもっとも多いもので飲食物の持ち込みについてです。

貸し会議室では懇親会など料理もセットのプランがくまれていることも多いですが、全ての会議室がそういった利用ができるとけして限りません。飲食物持ち込み禁止となっているところも多くあり、また飲食物持ち込み可能でも別途持ち込み料や清掃料などが必要となるところもあります。飲食物に関しては特に施設によって対応が変わってきますので、もし食事をメインとしないミーティング、プレゼン、研修が利用目的であっても昼食を会議室内でとることが禁止される場合もあります。

長時間利用の際はこれら昼食の時間も頭に入れ、飲食物の可、不可を確認しておくことにしましょう。

長時間利用の際に昼食がとれる場所を確保できないのは不便です。昼食を別の場所で手配している場合などは問題ありませんが、昼食を各自でとってもらう場合は家からお弁当を持参している参加者さんもいますので、会議室から一度でてもらって、というのはなかなか不便です。

貸し会議室を借りるにおいてこの二点は特に気を付けておきたいポイントです。

初歩的なことで自分たちの匙加減で決めてしないがちのことなのでトラブルになりやすい部分ともいえるでしょう。

利用が終わった後に違約金の発生、追加料金の発生がないように、レンタルの段階できちんと確認しておきたいポイントです。

基本的に施設側から説明としても必ずされる点でもありますので、聞き逃しもないようにレンタルを行うようにしましょう。

よりミスがないように貸し会議室を専門的に扱っている店舗にて、利用目的から探してもらうのも一つの手です。

貸会議室でミーティング

施設を利用する目的はさまざまであり、セミナー、パーティーのように大きい音を流すことがある場合は防音設備、そして音響設備も整える必要があります。

特に騒音については隣の会議室にも響いてしまうようですと利用者同士のトラブルに発展してしまいますので気を付けておきたいところです。

近隣トラブルになるようなことがないように、音響設備、防音設備などを改めて確認し、できれば現地での環境を確認できるのが望ましいといえるでしょう。

もしそのような時間がとれない場合、いままでの使用例から特に問題がないか、貸し会議室を取扱いしている店舗に問い合わせるのも有効です。

これら音の漏れは人によって程度は違いますし。また使用目的によってどれだけ大きい音になるかなどなかなかわかりづらいものです。

隣でセミナーをしていて、その隣ではパーティーをしている、そんな場合でも音の漏れ方は全く変わってくるものとなるでしょう。

防音の環境がしっかり整っている会議室は近年増えてきていますので探すのはそんなに難しいことではありませんが、音響設備を使う際は同時に防音の面も気にしておきたいところです。

次にたばこについて、いま電子タバコなどの販売で煙をあまり気にすることなく喫煙でっきるようになりましたが、やはり普通のたばこの方が普及率は高いです。

貸し会議室の大半は禁煙となっております、もし喫煙者がいたときのために近隣の喫煙所などをチェックしておく必要もあります。

施設のどこにも喫煙スペースがない、という場合もありますので貸し会議室近隣の喫煙所の有無は確認の上、レンタルをお申し込みください。

またゴミに関してもすべてゴミは持って帰らなければならないところと、設置されたゴミ箱を使ってもよいという施設があります。

このたばこやゴミの問題は参加者全員が気を使わなければならないものとなりますので、トラブルのないよう問題がないかどうか、しっかり確認したうえで施設の理由を心掛けるようにしてください。

代表者だけの認識だけではなく、使用する全員が気にしなくてはならない点となりますので、もし相違があれば違約金や、最悪以降利用できないなどのトラブルに発展してしまうので気を付けましょう。

いまさらに便利に快適に使っていただける貸し会議室が増えてきているので、貸し会議室専門業者を訪ねると起こりやすいトラブルを回避した上でよりよい快適な貸し会議室を利用出来ることもあります。

貸会議室を個人利用

個人利用か企業利用かで貸し会議室利用の意識は全く変わってきます。

貸す方は企業向けに提案しているところに個人利用目的の方が来るとどうしても認識に違いが出てきますのでトラブルが起こりやすいものとなっています。

ですが近年、企業利用ももちろんありますが貸し会議室を個人利用することも増えてきております。

企業の研修やミーティングが主な目的から、個人が教室用に、懇親会に借りることも増えてきておりますので貸し会議室を利用する際はその目的別で適した貸し会議室を利用したいものです。

貸し会議室を利用する際に起こるトラブルはこれらの貸す側、借りる側の意識の違いで起こりやすいといわれています。そのため利用目的から貸し会議室を選べるのが理想的といえます。

そのためにも貸し会議室を広く手掛けている会社に依頼し、目的にそった貸し会議室を手配してもらうとよりトラブルの心配なく利用が可能となっています。

貸し会議室を構えている施設に直接向かうのは現地を自分の目で確認できるので非常によいことですが、もし使用する目的と全く異なる貸し会議室の場合だと直接出向いた分徒労となってしまいます。

そのため、沢山の貸し会議室を手配できるような業者に相談し、使用目的から貸し会議室を業者に探してもらうというのは効率がいい方法といえるでしょう。

また貸し会議室を専門で扱っている業者は童子に提携している企業もあり、食事の手配などもそこから申し込むことができます。

別途で用意する必要がないので、利用者側から見るとその場ですべての手配を済ますことができますし、また料金も明白となりますので非常に利用しやすいものとなります。

今多様化している利用目的に合わせて貸し会議室のシステムも多様化しています。

直接多くの貸し会議室にあたるのは大変ですが、専門に扱っている会社に依頼して探してもらうと快適に利用できる会議室を目的別。また参加人数に応じてレンタルできます。

また広く手掛けている分、実績も多いのでより良いプランや起こりがちなトラブルについてもこちらが見落としていることにも気が付いてくれますのでアドバイスをもらいながら貸し会議室の手配ができます。

また最新の備品事情なども聞けるなどのメリットもありますので、より使いやすい会議室を探すことができます。